Podziel się z nami swoją opinią!
Księgowość
Komentarze0

Na co zwrócić uwagę zatrudniając pracowników

2019.03.21

Etap tworzenia wizji swojego przedsiębiorstwa i załatwiania formalności z nim związanych masz już za sobą. Teraz wreszcie przyszedł czas na to, na co czekałeś od dawna – praca i maksymalizowanie zysków. Oprócz tego, że masz do zrobienia wiele pracy i w związku z byciem szefem samemu sobie, masz też sporo obowiązków. Zobacz, jaka odpowiedzialność będzie ciążyć na Tobie, jeśli zatrudniasz pracowników.

Ewidencjonuj swoje zyski i wydatki

Prowadzenie przedsiębiorstwa to przede wszystkim skrupulatne rozliczanie się ze wszystkiego, co się zarobi, i co się wyda. Niestety, nie można Ci tak jak w gospodarstwie domowym – wydać pieniądze i zapomnieć o paragonie. Wszystko, co wpływa do Twojej firmowej kasy i z niej wypływa, musi zostać zewidencjonowane na podstawie odpowiednich dokumentów. Co musisz rozliczać w przedsiębiorstwie?

  • Środki trwałe – jeśli zakupiłeś sprzęt, którego wartość w momencie zakupu nie przekraczała 3500 złotych i nie zamierzasz ich sprzedawać przez najbliższy rok, a mają służyć przynoszeniu przychodów w firmie – musisz je wpisać w majątek firmowy.

  • Firmowe przychody – jeśli wybrałeś formę opodatkowania jako ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, wówczas musisz rozliczyć również przychody.

  • Wyposażenie firmy – to wszystkie składniki tak zwanego majątku trwałego, które wchodzą w skład wyposażenia firmy i nie mają wielkiej wartości.

  • Księga przychodów i rozchodów – jeśli wybrałeś tę formę ewidencjonowania przychodów, czyli rozliczasz się na zasadach ogólnych, wówczas wszystkie przychody i rozchody firmy musisz wpisywać do specjalnej księgi.

  • Pracownicy – jeśli zatrudniasz przynajmniej jedną osobę, musisz prowadzić ewidencję jej zarobków, a także odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
     

To, które obowiązki ewidencjonowania dotyczą Ciebie jako przedsiębiorcy, zależy w dużej mierze od rodzaju działalności i jej formy organizacyjno-prawnej. Te parametry określasz we wniosku do CEIDG przy zakładaniu firmy.

 

Co musisz rozliczyć przed Urzędem Skarbowym?

Prowadząc działalność gospodarczą niejako „z automatu” godzisz się na to, aby odprowadzać należnej wysokości podatki do urzędu skarbowego. Są to podatki dochodowe z tytułu prowadzenia działalności i otrzymywania przychodów, z tytułu zatrudniania pracowników i otrzymywania dochodów przez nich, i z tytułu podatku VAT naliczanego do towarów i usług.

Jeśli zatrudniasz pracowników, co miesiąc do 20. dnia każdego miesiąca opłacasz za nich PIT-4, czyli zaliczkę na podatek dochodowy. Jest to kwota, którą odejmujesz od ich wynagrodzenia brutto. Podatki należy płacić w terminie, jednak co ciekawe – odsetki naliczane są dopiero po przekroczeniu kwoty 8,70zł, ponieważ tyle właśnie kosztuje Urząd Skarbowy list z ponagleniem do zapłaty podatku. Jeśli zdarzy Ci się przegapić termin zapłaty, wówczas samodzielnie musisz naliczyć sobie odsetki obowiązujące aktualnie, a następnie PIT-4 wraz z odsetkami wpłacić na konto US. Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów znajdziesz specjalny kalkulator, za pomocą którego łatwiej Ci będzie ustalić kwotę odsetek.

Raz do roku, do końca lutego, masz obowiązek przekazać PIT-11 Urzędowi Skarbowemu właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania Twojego pracownika, oraz jemu samemu w formie dogodnej dla Was – osobiście lub listem poleconym. Pracownik może też złożyć PIT-12 do Ciebie, jako pracodawcy, i ma na to czas do końca stycznia. Wówczas Ty jako przedsiębiorca wykonujesz za pracownika rozliczenie roczne i składasz do US oraz dajesz pracownikowi PIT-40.Z kolei PIT-4R to rozliczenie podstaw, kwot podatku i zaliczek na podatek dochodowy, które pobierałeś i opłacałeś. Oprócz rozliczenia pracowników, musisz jeszcze rozliczyć swoją działalność oraz odprowadzać VAT jeśli jesteś VAT-owcem. Jakby tych formalności było mało, co miesiąc musisz przekazywać do US Jednolity Plik Kontrolny w postaci elektronicznej, będący wykazem danych podatkowych Twojej firmy.
 

Formalności związane z podatkami są dla przedsiębiorców prawdziwym utrapieniem. Gwarantują jednak pewność, iż działasz zgodnie z prawem i odprowadzasz podatki w odpowiedniej wysokości. Najlepiej w kwestiach podatkowych posłużyć się usługami biura rachunkowego z Twojej miejscowości (aby mieć z nim stały kontakt i możliwość konsultacji) – wtedy możesz skupić się wyłącznie na faktycznym obszarze swojej działalności, zamiast na papierologii.

 

Jakie składki odprowadzasz do ZUS?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych to kolejny organ, któremu musisz co miesiąc płacić prowadząc działalność gospodarczą. Jest on gwarantem tego, aby interesy Twoje, Twojej rodziny i pracowników oraz ich rodzin były zabezpieczone. ZUS to sposób na uzyskanie emerytury w przyszłości, renty w przypadku orzeczenia niezdolności do pracy, czy innych świadczeń w sytuacji, gdy nie możesz pracować, a potrzebujesz pieniędzy na życie. Abyś mógł korzystać ze świadczeń ZUS gdy jesteś w potrzebie, musisz opłacać składki wtedy, gdy jesteś zdolny do pracy.
 

Umowa o pracę oraz umowa zlecenie wymagają tego, abyś w ciągu 7 dni od zatrudnienia pracownika zgłosił fakt zatrudnienia go do ZUS. Podobnie, jeśli zwolnisz pracownika lub zmienią się jakiekolwiek jego dane, masz 7 dni na zgłoszenie tego faktu do ZUS. Od tych umów odprowadzasz składki. Wyjątkiem jest tylko student poniżej 26. roku życia, który obowiązkowo pozostaje na ubezpieczeniu rodziców i za niego nie musisz odprowadzać składek ZUS. W przypadku umowy o dzieło nie odprowadzasz ZUS, a jedynie podatek dochodowy. Pamiętaj jednak, że ten rodzaj umowy rządzi się swoimi prawami i nie możesz go wykorzystywać na potrzeby oszczędzania na składkach w sposób bezzasadny!

Istnieje kilka rodzajów druków ZUS-owskich, które składa się w zależności od konkretnej sytuacji. Są to specjalne formularze dostępne w siedzibie ZUS lub do pobrania na stronie ZUS. Można je wypełniać osobiście w siedzibie, jednak coraz więcej osób decyduje się na elektroniczne przesyłanie dokumentów do ZUS przez portal PUE za pomocą Profilu Zaufanego. Założenie Profilu Zaufanego powinno być jedną z pierwszych rzeczy, które zrobisz po założeniu działalności – wtedy oszczędzasz czas na staniu w kolejkach w urzędach, składasz dokumenty bez wychodzenia z domu. Oto sytuacje, w których należy złożyć odpowiedni druk oraz rodzaje druków, które są im przypisane:

  • Nowy pracownik – ZUS ZUA

  • Przejście z preferencyjnych składek na pełne po 2 latach – ZUS ZUA

  • Zmiany w danych pracownika – również ZUS ZUA

  • Pracownika nie dotyczą ubezpieczenia społeczne, a jedynie zdrowotne – ZUS ZZA

  • Zmiana danych identyfikacyjnych ubezpieczonego – ZUS ZIUA

  • Zgłoszenie/wyrejestrowanie do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny – ZUS ZCNA

  • Wyrejestrowanie z ubezpieczeń – ZUS ZWUA

  • Comiesięczna deklaracja rozliczająca składki, płatna do 15. dnia każdego miesiąca – ZUS DRA

Załączniki do ZUS DRA:

  • Raport podstaw wymiaru, zestawienie należnych składek, kwoty wypłaconych z budżetu państwa świadczeń – ZUS RCA

  • Okres wypłacania wynagrodzeń lub zasiłku chorobowego, wypłacona kwota i kod świadczenia przerwy – ZUS RSA

  • Raport o składkach osoby objętej wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym – ZUS RZA

Uwaga – jeśli prowadzisz działalność jednoosobową, nie zatrudniasz nikogo, druku ZUS DRA nie musisz składać co miesiąc. Wystarczy jeden raz złożona deklaracja za pierwszy pełny miesiąc składek.

Gdy zatrudniasz pracowników, powinni oni otrzymać od Ciebie raport z odprowadzanych co miesiąc składek społecznych i zdrowotnych, na przykład w postaci druku ZUS RMUA. Gdy zatrudniasz stałą liczbę pracowników i nie masz dużych rotacji w personelu, możesz przekazywać im takie zestawienie roczne, co będzie wygodniejszym rozwiązaniem.

Jeśli prowadzisz firmę - Wybierz sprawdzone biuro rachunkowe w swoim mieście.

Wbrew pozorom składanie wszystkich druków do ZUS nie jest tak skomplikowane, jak by się mogło wydawać. Zwykle tylko pierwszy miesiąc prowadzenia działalności jest kłopotliwy. Gdy wyrobisz sobie nawyk pilnowania wysyłania odpowiednich druków w terminie, stanie się to już tylko formalnością. Oczywiście możesz też zlecić to zadanie księgowej lub biuru rachunkowemu. W razie gdybyś jednak wolał podejmować się tego zadania sam, na stronie oficjalnej ZUS masz darmowy program Płatnik, który pomoże Ci „ogarnąć temat”. W ostateczności możesz wypełniać druki ręcznie, ale w dzisiejszych czasach nie ma takiej konieczności, a dokonywanie tego w sposób elektroniczny jest szybsze i łatwiejsze.

Jakie masz obowiązki wobec Urzędu Statystycznego?

Nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek składania raportów statystycznych do Urzędu Statystycznego. Ten obowiązek mają tylko osobowości prawne, organizacje nieposiadające osobowości prawnej, fizyczne osoby prowadzące działalność gospodarczą. Te osoby muszą składać do GUS sprawozdania, na przykład dotyczące dużej liczby zatrudnianych pracowników, czy specyficzne dla rodzaju prowadzonej działalności, miesięcznie lub kwartalnie. Za niedopełnienie obowiązków wobec GUS grozi kara do 5000 zł grzywny – lepiej więc upewnić się, czy w naszym przypadku rozliczanie się jest konieczne. Na szczęście GUS sam przypomina o terminach złożenia sprawozdań.

Zobowiązania wobec pracowników

Jeśli jesteś szefem, wreszcie to Ty możesz wydawać polecenia pracownikom, a oni działają pod Twoje dyktando. Z pewnością jest to dla Ciebie duży komfort i przywilej, ale pamiętaj – masz także obowiązki wobec swojego pracownika!
 

  • Obowiązkowe badania lekarskie pracownika – musisz dać mu skierowanie na takie badania do pracy na danym stanowisku. Jeśli ich nie ma – nie możesz zatrudnić pracownika w swojej firmie! Jeśli Twój pracownik był na zwolnieniu lekarskim ponad 30 dni, również musi przynieść stosowne oświadczenie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Gdy prowadzisz działalność w branży spożywczej (sklep lub gastronomia albo produkcja żywności), Twój pracownik musi zdobyć zaświadczenie od Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

  • Ewidencja czasu pracy – w teczce pracowniczej muszą się znaleźć informacje o tym, ile godzin w ciągu miesiąca przepracowuje Twój pracownik. Tam też znajduje się ewidencja godzin niedzielnych, pracy w święta, dyżury, urlopy oraz nadgodziny. To również teczka zwolnień lekarskich i pozostałych nieobecności. Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia listy obecności pracownika, jednak ułatwia mu to ewidencję czasu pracy. Nie ma też określonej formy sprawdzania obecności – może to być karta elektroniczna, tabelka w Excelu, papierowa lista, a nawet liczenie „w pamięci”.

  • Karta płac – to dokument, który poświadcza wysokość wynagrodzeń pracownika, ekwiwalenty za odzież roboczą używaną we własnym zakresie, wszelkie inne świadczenia.

 

Okres przechowywania dokumentów pracownika to aż 50 lat! W przypadku braku archiwizacji tych dokumentów, możesz dostać karę grzywny do 30 tysięcy złotych, ponieważ podlega to pod wykroczenie przeciwko prawom pracownika!
 

 

Zatrudniając kogokolwiek w swojej firmie, musisz poznać nie tylko swoje zobowiązania wobec dokumentacji pracowniczej, jaką należy prowadzić. Musisz też dostosować obowiązujące przepisy kodeksu prawa pracy do specyfiki pracy w swojej firmie. Chodzi o to, abyś zatrudnił pracownika na korzystnej dla obu stron umowie, wypłacał mu zgodne z prawem, odpowiedniej wysokości wynagrodzenie, oraz aby pracownikowi przysługiwały należne mu świadczenia (takie jak opieka nad dzieckiem, ciepły posiłek w pracy, odzież ochronna itp.).

I jeszcze obowiązki związane z BHP...

Powinieneś starać się dążyć do maksymalizowania zysków, czyli zarabiania jak największych pieniędzy na tym, co robisz. Niech Ci to jednak nie przysłania zdroworozsądkowego podejścia do życia. Kwestie BHP są często traktowane po macoszemu i wręcz wyśmiewane w niektórych branżach. Jednak wypadki w pracy zdarzają się wcale nie tak rzadko, i wówczas zastanawiamy się, co zawiodło w kwestii Bezpieczeństwa i Higieny Pracy? Gdzie popełniliśmy błąd, za który musimy teraz płacić pracownikowi gigantyczne odszkodowanie? Lepiej ubezpieczyć siebie na takie wypadki i zadbać o zastosowanie zasad BHP w swojej firmie.

Kierując nowozatrudnionego pracownika na dane stanowisko, musisz przeszkolić go w ramach instruktażu ogólnego i stanowiskowego. Jeśli zatrudniasz powyżej 100 osób, musisz mieć w swoich kadrach pracownika służby BHP. Poniżej 100 osób taki obowiązek Cię nie dotyczy i możesz zlecić przeprowadzenie szkolenia BHP firmie zewnętrznej, co zawsze będzie korzystniejsze finansowo. Ilość i częstotliwość szkoleń BHP zależą od rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika. W zawodach najbardziej ryzykownych szkolenia przeprowadzane są cyklicznie, w ramach odświeżenia wiedzy na temat bezpieczeństwa w pracy, a także wdrożenia ewentualnych nowych zasad. Szkolenie okresowe pracownik musi przejść w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy, zaś kadra kierownicza – w ciągu 6 miesięcy.

Prowadząc działalność i zatrudniając pracowników, musisz ocenić ryzyko, które może wystąpić przy pracy na pewnych stanowiskach, a także udokumentować je. Jeśli nie masz wśród pracowników specjalisty z zakresu BHP, możesz zlecić to zadanie firmie zewnętrznej. Każdy zatrudniany pracownik musi zostać pouczony o ryzyku występującym na danym stanowisku i podpisać oświadczenie o tym, że jest tego ryzyka świadom. To Twoje zabezpieczenie na wypadek sytuacji groźnej, która może wystąpić podczas pracy – nie zaniechaj tego obowiązku! Pamiętaj, że dokumentację wypadkową należy przechowywać przez 25 lat w przypadku wypadków zbiorowych, śmiertelnych i powodujących inwalidztwo. Pozostałe – przez 10 lat.

Akcesoria BHP, które można nabyć w specjalnych BHP-owskich sklepach nie są tylko czymś, co „musi być, bo inaczej grzywna”. Nie stanowią funkcji dekoracyjnej! Mają być widoczne, dostępne dla każdego, a przede wszystkim sprawnie działające. Do tych akcesoriów należą: strzałki wskazujące drogę ewakuacji z budynku, gaśnice, przyciski pożarowe, apteczki, instrukcje BHP i stanowiskowe. Oprócz tego, jako pracodawca masz obowiązek zadbać o właściwą temperaturę, oświetlenie i wentylację w pomieszczeniu. Rzecz jasna, nie wszędzie możliwe jest zapewnienie optymalnych warunków pracy. Dlatego w niektórych zakładach pracy pracodawca jest zobowiązany wypłacać pracownikom świadczenia za pracę w trudnych warunkach, lub w inny sposób im to rekompensować.
 

Jak powinieneś gospodarować odpadami w firmie
 

Prowadząc firmę, generujesz nie tylko swoje wyroby i usługi, ale również odpady różnego rodzaju. Przedsiębiorcy podlegają prawom ochrony środowiska i muszą ściśle ewidencjonować wszelkie odpady, jakie wydostają się poza obręb firmy. Jest to sprawa dość skomplikowana prawnie, dlatego do kwestii gospodarki odpadami najlepiej zatrudnić firmę zewnętrzną, która przeprowadzi audyt w tym zakresie i wdroży plan gospodarowania odpadami. Musisz mieć opracowany sposób odprowadzania odpadów trujących, ścieków komunalnych, a także odpadów innego rodzaju, które gromadzić będziesz w ogromnych ilościach. Nie wszystko możesz odprowadzać do kanalizacji miejskiej, nie wszystko też wyrzucać normalnie do śmietników. Niektóre z odpadów musisz utylizować, inne segregować. Rozporządzenie Ministra Środowiska z 11 grudnia 2001 r. Mówi o konkretnych rodzajach odpadów i ilościach, które mogą podlegać uproszczonej ewidencji odpadów, lub w ogóle jej nie podlegają w małych i średnich przedsiębiorstwach.

 

Obowiązki w kwestii danych osobowych

 

Jeśli już uda Ci się przebrnąć przez podatki, składki ZUS, zatrudnianie pracowników, szkolenia BHP i gospodarowanie odpadami, musisz pomyśleć jeszcze o tym, co na zewnątrz firmy – czyli klientach. Każdego dnia w swojej firmie będziesz podpisywać nowe umowy lub działał w zakresie marketingu, przetwarzając dane osobowe innych osób. Choć z pozoru wydaje się to być kwestia błaha, to co jakiś czas kwestie wycieku danych wrażliwych wracają do nas z hukiem i wtedy przypominamy sobie o tych wszystkich oświadczeniach o przetwarzaniu danych, które bezmyślnie zaznaczamy. Dane Twoich klientów, pracowników czy użytkowników Twojej strony www podlegają pod Główny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych. Jeśli dane, które gromadzisz mają charakter zbioru, zawierają dane osób fizycznych oraz ich wyszukiwanie jest możliwe na podstawie przynajmniej dwóch różnych kryteriów, to są to dane podlegające pod GIODO. Na szczęście, jeśli tylko wystawiasz faktury lub rachunki, dane udostępniane w tym celu nie wymagają rejestracji zbioru danych osobowych.

Jeśli zamierzasz przetwarzać jakiekolwiek dane, na przykład do celów marketingowych, to musisz złożyć do GIODO wniosek o rejestracje zbioru, zanim przystąpisz do ich przetwarzania. Przez przetwarzanie danych osobowych należy rozumieć: zbieranie, przechowywanie i utrwalanie, zmienianie, opracowywanie, a ostatecznie także usuwanie danych osobowych. Inaczej mówiąc – dopiero po uzyskaniu zgody klienta/pacjenta na przetwarzanie danych osobowych, możesz wziąć jego imię i nazwisko, adres, telefon, i pozostałe potrzebne dane, a potem na przykład wstukać je do komputera, zadzwonić pod podany numer, czy wysłać mu list. Jeśli nie zgłosisz rejestracji zbiorów danych osobowych, grozi Ci grzywna, ograniczenie lub pozbawienia wolności do 1 roku! Rejestracji zbioru można dokonać za pomocą specjalnego formularza na stronie e-giodo, osobiście w siedzibie GIODO w Warszawie lub wysłać go pocztą. Dopiero po oficjalnej rejestracji możesz dokonywać przetwarzania danych osobowych.
 

Uff... to chyba wszystko!

 

Obowiązków formalnych przedsiębiorca ma, jak widać, naprawdę dużo. Niestety, nie sprzyja to powstawaniu nowych przedsiębiorstw. Wielu przedsiębiorców nie decyduje się na rozszerzenie swojej działalności głównie ze względu na biurokrację. Nie chodzi nawet o to, że zajmuje ona dużo czasu, lecz o fakt, że niedopełnienie jakiegoś obowiązku może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. Dlatego tym bardziej warto skusić się na skorzystanie z oferty biura rachunkowego lub kancelarii prawnej. Te instytucje pomogą nam uporać się z przetarciem szlaków w prowadzeniu działalności, zainicjują pewne procesy, dzięki którym będzie nam łatwiej, a także wszelkie sprawy papierkowe będą wykonywać w Twoim imieniu. Na szczęście dziś wiele formalności można załatwić przez Internet, dużo ułatwia też powszechny dostęp do Internetu i możliwość znalezienia tam oficjalnych informacji i porad na dany temat. Gdy już uda Ci się przebrnąć przez początkowe trudności w kwestiach formalnych, z pewnością będziesz dobrze orientował się w tych sprawach i natłok dokumentów nie będzie już dla Ciebie taką czarną magią.

 

Dołącz do dyskusji

Komentarze0
Wiadomość