Podziel się z nami swoją opinią!
Prawo
Komentarze1

Umowa o organizację przyjęcia weselnego

2017.04.24

Przed nami długi sezon na śluby i wesela. Z tego też powodu stwierdziłam, że może warto napisać artykuł dla wszystkich planujących tego typu imprezy, na co zwracać uwagę przy podpisywaniu umów i o czym pamiętać, aby obyło się bez przykrych niespodzianek i łez z powodu nieudanego wesela. Niektórzy wychodzą z fałszywego założenia, że zobowiązanie trzeba podpisać w takim kształcie, jak proponuje właściciel lokalu, bez jakiejkolwiek zmiany treści. Nic bardziej mylnego! Klienci mają pełne prawo domagać się określonych postanowień w umowie, ponieważ to oni dają zarobić przedsiębiorcy, a nie na odwrót. Nie muszą zatem godzić się na wszystko – a często chodzi przecież o olbrzymie kwoty (wysokość kosztów ma znaczenie drugorzędne; czy się organizuje przyjęcie za 5 tysięcy czy za 50, interesy każdej pary powinny być należycie zabezpieczone). Być może poniższe wskazówki i zalecenia mogą wydawać się przesadzone i na wyrost, ale zaręczam – nadregulacja jest stokroć lepsza niż pominięcie choćby jednego kluczowego postanowienia. W końcu nie ma obowiązku, by wszystkie zdarzenia wskazane w umowie zaszły. Ważne, żeby je przewidzieć :)

UMOWA O ORGANIZACJĘ PRZYJĘCIA WESELNEGO:

1. Określenie stron umowy. Na samym początku należy określić, między kim umowa jest zawierana. Przyszli państwo młodzi podają swoje imiona, nazwiska, adresy zamieszkania, PESEL, numery dowodów osobistych, natomiast oznaczenie organizatora może być różne:
A. osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą – imię, nazwisko, adres siedziby, numer dowodu, informacja o wpisie do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, NIP i REGON osoby;
B. spółka cywilna – imiona i nazwiska wszystkich wspólników, nazwa spółki, adres siedziby spółki,  informacja o wpisie do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej każdej osoby, NIP i REGON spółki;
C. spółka prawa handlowego – nazwa spółki, oznaczenie formy prawnej, adres siedziby spółki, numer, pod jakim jest wpisana do KRS, nazwa sądu, który rejestrował spółkę, NIP i REGON spółki, imiona i nazwiska osób reprezentujących spółkę (np. prezes i wiceprezes).

2. Precyzyjne określenie przedmiotu umowy. Od razu na wstępie należy określić, czego dotyczy zawierana umowa: najmu sali, najmu sali z wyżywieniem, najmu sali z wyżywieniem i obsługą, najmu sali z wyżywieniem, obsługą i innymi usługami (np. nocleg dla gości), jaka będzie wartość wynagrodzenia za całość i kiedy świadczenie usług ma się odbywać: dzień oraz godziny. Przedmiot umowy można sformułować maksymalnie szeroko, ponieważ szczegóły pojawią się w kolejnych paragrafach.

3. Oświadczenia właściciela lokalu. Warto rozbudować ten paragraf, ponieważ w razie zaistnienia sporu powoływanie się na oświadczenia osoby, który zobowiązała się do zorganizowania imprezy, wiele rzeczy ułatwia. Jeśli ktoś stwierdza kategorycznie, że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie przygotowywania wesel, to później nie może zasłonić się tłumaczeniem, że nie wiedział, nie umiał, nie przewidywał. Zapewniłeś – masz obowiązek wiedzieć i umieć, bez gadania. Podstawowe oświadczenia, które powinien złożyć organizator wesela:
A. oświadczenie o byciu profesjonalistą w zakresie organizacji imprez weselnych oraz o posiadaniu niezbędnej wiedzy, doświadczenia, zasobów materialnych i ludzkich do wykonania przedmiotu umowy na najwyższym poziomie;
B. oświadczenie o posiadanym tytule prawnym do lokalu, w którym będzie odbywało się wesele – wraz z ewentualną informacją o akcie notarialnym, potwierdzającym tytuł prawny;
C. oświadczenie o posiadaniu wszelkich niezbędnych certyfikatów i atestów wymaganych prawem, zwłaszcza w zakresie wykorzystywanych urządzeń i narzędzi;
D. oświadczenie o spełnieniu wszelkich wymogów przewidzianych prawem, zwłaszcza sanitarnych i dotyczących bezpieczeństwa żywności;
E. oświadczenie o należytym zabezpieczeniu przeciwpożarowym lokalu oraz posiadaniu planów ewakuacji;
F. oświadczenie o wzięciu odpowiedzialności za wszelkie rzeczy ruchome, należące do państwa młodych i osób przez nie zaproszonych;
G. oświadczenie o posiadaniu lub nieposiadaniu polisy OC – jeśli właściciel posiada, to na jaką kwotę i numer polisy wraz z nazwą ubezpieczyciela.

4. Zakres praw i obowiązków państwa młodych

oraz

5. Zakres praw i obowiązków właściciela lokalu. W tych dwóch paragrafach należy obsesyjnie DROBIAZGOWO powyliczać wszystkie prawa i obowiązki, jakie przysługują stronom – z naciskiem na obowiązki. Ustalenia przedmiotowe mogą być przeróżne: jedne restauracje zapewniają alkohol, inne nie; w jednych można spodziewać się orkiestry na miejscu, w innych nie. Im bardziej dokładnie oznaczenie, co kto robi, tym mniejsze pole do interpretacji, kto za co miał odpowiadać. Jeśli w umowie stoi jak byk, że właściciel zapewnia w ramach umowy wystarczającą liczbę kelnerów i kelnerek, to nie może później żądać dopłacenia za zwiększenie obsługi. Państwo młodzi powinni sobie obligatoryjnie zastrzec prawo sprawowania pośredniego lub bezpośredniego nadzoru nad przygotowaniami oraz obowiązek niezwłocznego informowania przez właściciela o wszelkich trudnościach – pod rygorem zapłacenia kary umownej.
Przykładowa lista spraw, które należy uregulować w tych paragrafach:
- obowiązek udostępnienia sali weselnej o określonej godzinie i jej zdania z powrotem;
-  kto odpowiada za dekorowanie sali?
- kto dostarcza kwiaty i ozdoby?
- kto dostarcza produkty spożywcze?
- kto dostarcza ciasto oraz tort weselny?
- kto dostarcza alkohol?
- kto odpowiada za obsługę kelnerską?
- kto odpowiada za nagłośnienie sali?
- kto odpowiada za zaangażowanie zespołu muzycznego (DJa)?
- kto odpowiada za zaangażowanie wodzireja?
- kto odpowiada za sprzątanie sali?
- kto odpowiada za wyrządzone szkody?

6. Menu weselne. Raczej nie zalecam zamieszczania klauzuli: „jadłospis zostanie uzgodniony między stronami bez potrzeby aneksu” albo „jadłospis będzie przedmiotem odrębnej umowy między stronami” – w takiej sytuacji będzie bardzo trudne udowodnić, co państwo młodzi zamówili, a co otrzymali w rzeczywistości. Dlatego w treści umowy powinno znaleźć się całe menu, wraz z podaniem liczby porcji, objętości napojów, wagi potraw etc. Można ewentualnie dodać klauzulę, że umówiony jadłospis może ulec zmianie na życzenie lub po wyrażeniu zgody przez państwa młodych, co zostanie stwierdzone odrębnym aneksem do umowy.
Może się zdarzyć, że niektórzy goście weselni zrezygnują z uczestnictwa w imprezie – na tę okoliczność trzeba dodać postanowienie, że na 3 dni przed terminem przyjęcia państwo młodzi przekażą właścicielowi lokalu ostateczną informację na temat liczby gości; jeśli będzie niższa od pierwotnej, wynagrodzenie ulega proporcjonalnemu obniżeniu.  

7. Usługi dodatkowe za dodatkowym wynagrodzeniem. Może będę się powtarzać, ale wyznaczenie precyzyjnej granicy, co wchodzi w zakres usług podstawowych, a co dodatkowych – stanowi oś całej umowy i może zapobiec albo niewdzięcznym awanturom i przepychankom, albo nienależnemu pobieraniu opłat dodatkowych przez właściciela lokalu. To, czego państwo młodzi oczekują, powinno być zawarte w paragrafach poprzedzających. W tym natomiast trzeba określić, czy są możliwe dodatkowe usługi i opłaty (zakaz naliczania tychże jest bardzo korzystny!), a jeśli tak, to na jakich warunkach. Para młoda może np. sama dostarczyć alkohol, ale jednocześnie umówić się, że goście będą mieli także dostęp do baru, jeśli zażyczą sobie bardziej wymyślnych trunków. Takie regulacje mogą pojawić się również na wypadek nieprzewidzianych okoliczności – np. potrzeby dołożenia dodatkowego ciasta, zwiększenia ilości napoi etc.

8. Wynagrodzenie i sposób dokonania płatności. To jest rzecz, która najbardziej interesuje właściciela lokalu – z jego perspektywy dobrze jest, gdy państwo młodzi płacą całość za organizację wesela przed jego datą. Z perspektywy samych zainteresowanych taki układ wcale nie jest dobry… Sugeruję, by wynegocjować, że np. 3/4 wynagrodzenia będzie płatne przed imprezą, a 1/4 po. Po pierwsze, w takim przypadku właściciel lokalu nie pozwoli sobie na wpadki, bo może nie otrzymać reszty pieniędzy. Po drugie, jeśli państwo młodzi zastrzegą sobie umowne prawo dokonywania potrąceń, to mogą z tej kwoty, jaka pozostała do zapłaty, sami sobie potrącić kary umowne, które jest im winien właściciel w razie niedotrzymania warunków umowy. Jest to całkiem wygodne narzędzie naprawiania szkody, bo nie trzeba się włóczyć po sądach, by cokolwiek uzyskać.
W tym paragrafie również liczy się precyzja – trzeba określić kwotę (netto czy brutto!), terminy płatności, numer rachunku bankowego w razie dokonywania przelewu lub gotówkową formę płatności. Dobrze ustalić również górny pułap wynagrodzenia dodatkowego (patrz: punkt wyżej). Jeśli właściciel zażyczy sobie gotówki, to należy pamiętać o każdorazowym pokwitowaniu przez niego dokonanej płatności!

9. Odpowiedzialność właściciela lokalu. Trzeba zwrócić baczną uwagę na ten punkt, jeśli pojawia się w projekcie umowy przedstawionym przez właściciela lokalu!!! Istnieje duże prawdopodobieństwo, że pojawią się tam postanowienia typu: „organizator nie ponosi odpowiedzialności za mienie ruchome”, „organizator nie ponosi odpowiedzialności wobec osób trzecich”, „organizator nie ponosi odpowiedzialności za…”. W interesie państwa młodych jest odwrócenie tego porządku i obciążenie właściciela jak najszerszym zakresem odpowiedzialności cywilnej. Dlatego w pierwszym ustępie warto sformułować bardzo ogólne, kauczukowe postanowienie, że właściciel ponosi odpowiedzialność za całość organizacji wesela oraz realizację umowy zgodnie z ustaleniami, a dalej wymienić, za co „w szczególności”:
- pozostawione w lokalu mienie (żeby ktoś odpowiadał, gdy np. gościom zginą portfele w szatni);
- roszczenia gości w przypadku zatruć pokarmowych, typu: koszty leczenia, hospitalizacji, utraconych zarobków, zadośćuczynienia etc.;
- roszczenia osób trzecich w razie naruszenia przez właściciela lokalu cudzych praw (np. praw autorskich do zdjęć czy dekoracji);
- dostarczenie lokalu zastępczego np. w razie pożaru, zalania, dewastacji lub innego zniszczenia;
- przypadkowa utrata, zniszczenie lub uszkodzenie rzeczy dostarczonych przez państwa młodych;
- działania wszystkich osób, które będą zaangażowane w organizację wesela – np. w razie kradzieży, pobicia któregoś gościa, zniszczenie rzeczy dostarczonych przez państwa młodych;
- inne działania wynikające z zamówionych usług.
Warto w tym kontekście dołożyć klauzulę dotyczącą tak zwanego wykonania zastępczego – jeśli państwo młodzi stwierdzą, że właściciel lokalu nie da rady prawidłowo zorganizować przyjęcia weselnego, uchyla się od współpracy, nie zaopatrzył się w niezbędne rzeczy, mogą powierzyć przeprowadzenie imprezy innej firmie, w innym lokalu, a całością kosztów obciążyć właściciela lokalu, z którym zawierają umowę. I nie ma tutaj znaczenia, że zgodnie z umową wesele miało zostać zorganizowane za 10 000 złotych, a wykonanie zastępcze kosztowało 100 000. Jeśli tylko właściciel lokalu nie wywiązał się z zobowiązania, musi pokryć koszty. Wiadomo jednak, że z imprezami weselnymi może być ten kłopot, iż sale rezerwuje się z wielomiesięcznym wyprzedzeniem i znalezienie jakiejkolwiek ad hoc do wykonania zastępczego może nastręczyć trudności. Ale klauzulę trzeba mieć.

10. Odstąpienie od umowy. Kolejne postanowienie, którego nie można przegapić pod żadnym pozorem. Generalna zasada jest taka – trzeba wyłączyć właścicielowi lokalu prawo odstąpienia od umowy (lub zachować pod warunkiem, że musi zapłacić za to ciężkie pieniądze, więc mu się nie opłaci), a państwu młodym bezwarunkowo je przyznać w razie zaistnienia określonych okoliczności, np. w razie odwołania ślubu, przesunięcia jego terminu, rażących zaniedbań ze strony właściciela lokalu, zakazu prowadzenia działalności w wyniku kontroli sanepidu i tym podobnych. Oczywiście, państwo młodzi, którzy odstąpią od umowy nie z własnej winy, lecz winy właściciela, mają prawo żądać zapłacenia określonej kwoty pieniędzy.

11. Kary umowne. Jak pisałam powyżej, kary umowne to fantastyczny i wygodny sposób zabezpieczenia umowy – jest to kwota pieniężna, jaką musi zapłacić właściciel lokalu, jeśli źle wykona umowę albo nie wykona jej wcale. Warto zróżnicować ich wysokość w zależności od rodzaju uchybienia; im cięższe i bardziej zagrażające imprezie, tym więcej. Można wpisywać sumy kwotowe (np. po 2000 zł za zmianę jadłospisu bez uzgodnienia, podanie zepsutego jedzenia czy mniej ilości napojów niż umówiona) lub procentowo, w relacji do całkowitego wynagrodzenia (nie 2000 zł, a np. 10% wynagrodzenia umownego). UWAGA! Trzeba OBLIGATORYJNIE zastrzec, że jeśli poniesione szkody będą wyższe niż naliczone kary umowne, to stronie przysługuje prawo żądania odszkodowania uzupełniającego, do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.

12. Postanowienia końcowe: stosowanie w sprawach nieuregulowanych przepisów Kodeksu cywilnego i innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa, rozstrzygać spory będzie sąd właściwy dla miejsca zamieszkania państwa młodych, wszystkie zmiany mogą być dokonywane wyłącznie w postaci aneksu, umowę sporządzono w trzech lub więcej jednobrzmiących egzemplarzach.

Rzecz jasna, to nie są wszystkie regulacje, jakie mogą znaleźć się w umowie, ponieważ w tym zakresie ogranicza nas wyłącznie wyobraźnia i przepisy prawa cywilnego. Można podokładać jeszcze przeróżne rzeczy. Z pewnością na pierwszy rzut oka wygląda to beznadziejnie skomplikowanie, ale zaręczam, że dołożenie staranności przy opracowywaniu i podpisywaniu umowy może okazać się zbawienne – zwłaszcza, gdy trafi się na niezbyt rzetelnego i uczciwego właściciela lokalu….

Dołącz do dyskusji

Komentarze1
Adam 2017.04.24 22:54:58
Właśnie jesteśmy z narzeczona na etapie wyboru organizatora przyjęcia weselnego. Co do kar umownych restauratorzy rzadko kiedy sie na nie godzą - niestety:(
Wiadomość